Der Bundesrat hat im Rahmen der E-Government-Strategie beschlossen, die Lieferanten der Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert 5‘000 Franken übersteigt. Diese Verpflichtung ist auf den 1. Januar 2016 in Kraft getreten.
Es winken grosse Effizienzgewinne
Die elektronische Rechnung ermöglicht einen schnellen, papierlosen Austausch von Rechnungen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Alle Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung sind schon seit 2012 in der Lage, eingehende E Rechnungen zu verarbeiten. Um die damit verbundenen grossen Effizienzgewinne zu realisieren, verpflichtet der Bundesrat die Lieferanten der Bundesverwaltung seit dem 1. Januar 2016, ab einem Vertragswert von 5‘000 Franken E-Rechnungen zu stellen. Mit dieser Regelung wird das Anliegen der Klein- und Mittelunternehmen KMU berücksichtigt, Kleinbeschaffungen von der Verpflichtung auszunehmen. Die Bundesverwaltung unterstützt ihre Lieferanten in der laufenden Einführungsphase nach Kräften. Unter dem Link werden alle möglichen Fragen kompetent und gut verständlich beantwortet.
E-Rechnung noch zu wenig genutzt
Eine Umfeldanalyse zeigt, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den Austausch von E Rechnungen im Markt seit einiger Zeit erfüllt sind. Bei Cloud-Computing-Lösungen zum Beispiel wird die E-Rechnung automatisch unterstützt, wenn eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnung eingesetzt wird. Laut dem Bundesrat hapert es in der Schweiz jedoch immer noch mit der Nutzung der E-Rechnung: Beim Bund zum Beispiel wurde vor 2016 der überwiegende Teil der jährlich rund 700‘000 eingehenden Rechnungen als Papierrechnung übermittelt und musste deshalb zuerst gescannt und digitalisiert werden. Der Anteil der papierlos eingehenden E Rechnungen betrug damals lediglich rund 14 Prozent.
Bund will Vorreiter sein
Die Bundesverwaltung ist jetzt mit ihrer breit aufgestellten E-Rechnungs-Initiative bestrebt, diesen Anteil konsequent zu steigern. Mit der Verpflichtung der Lieferanten des Bundes zur E-Rechnung soll die Verbreitung der E Rechnung in der ganzen Schweizer Wirtschaft beschleunigt werden. In vielen europäischen Ländern sind die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung schon seit einiger Zeit zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet oder entsprechende Anstrengungen sind im Gange.