Alle Unternehmen müssen in der Schweiz die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Darin ist auch beschrieben, wie die elektronische Archivierung zu erfolgen hat. Überdies ist ein wichtiges Bundesgerichtsurteil zu beachten.
«Im Zweifel aufbewahren»
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz, wie namentlich E-Mails, muss aber nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
«Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»
Auch für die elektronische Archivierung gilt: Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.
In angemessener Frist einsehbar und verständlich
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen auch bei der elektronischen Archivierung so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss stets die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.
Bundesgericht: Echtheit der Unterschrift kann mit eingescanntem Dokument nicht erbracht werden
Achtung: Trotz des Trends zu elektronischen Archivierung und der gleichzeitigen Vernichtung der Originaldokumente gilt aufgrund des Bundesgerichtsentscheids 9C_634/2014 vom 31 August 2015: Bei papierenen Originaldokumenten mit einem potenziell hohen Streitwert muss das Original mit der Originalunterschrift aufbewahrt werden, elektronische Archivierung hin oder her. Im Entscheid über den Streitfall, der ans Bundesgericht gelangte, wird unmissverständlich festgestellt: «Es ist allgemein anerkannt, dass nur die am Original erhobenen Befunde eine positive Urheberschaftsaussage begründen können und der Nachweis der Echtheit einer Fotokopie nicht möglich ist. Nicht-Originale enthalten lediglich bildliche Darstellungen von Schreibleistungen und es existieren keine hinreichend sicheren Methoden nachzuweisen, dass die darin enthaltenen Schriftzüge unverändert und vollständig reproduziert worden sind. Es muss deshalb bereits offenbleiben, ob ein entsprechendes Original überhaupt jemals in der dargestellten Form existiert hat. Bei dieser Sachlage kann der Beweis der Echtheit der Unterschriften mangels Tauglichkeit des zu untersuchenden Materials nicht erbracht werden. Der Beweis der Echtheit der Unterschrift muss bei elektronischer Archivierung und gleichzeitiger Vernichtung des Originals mit der Originalunterschrift als gescheitert betrachtet werden.»